De afspraak bij de notaris om de authentieke verkoopakte te ondertekenen, concentreert verschillende juridische kwesties in enkele uren. Overdracht van eigendom, betaling van de prijs, overhandiging van de sleutels: alles hangt af van een nauwkeurige volgorde waarin elke stap de volgende voorwaarde schept. Begrijpen wat er concreet in de notarispraktijk gebeurt, stelt je in staat om knelpunten te anticiperen en je belangen te beschermen, of je nu koper of verkoper bent.
Risico’s tussen compromis en authentieke akte: wat de recente jurisprudentie verandert
We ondertekenen een compromis van verkoop, we wachten enkele weken (soms enkele maanden) voordat de definitieve ondertekening plaatsvindt. Gedurende deze periode kan er een waterschade of brand optreden. De vraag die zich dan stelt: wie draagt het verlies?
De Hoge Raad heeft zijn standpunt hierover verfijnd. Het feit dat contractueel wordt voorzien in de overdracht van eigendom op de dag van de ondertekening van de authentieke akte, betekent niet dat de verkoop pas op dat moment “tot stand komt”. De kwalificatie van de herhalingsclausule bepaalt wie de risico’s van de verslechtering van het goed draagt tussen het compromis en de definitieve akte.
Afhankelijk van hoe deze clausule is opgesteld, als een eenvoudige uitvoeringsmodaliteit of als een voorwaarde voor vorming, gelden de artikelen 1196 en 1304-6 van het Burgerlijk Wetboek op verschillende manieren.
In de praktijk wordt aangeraden om de exacte formulering van de herhalingsclausule in het compromis te controleren. Als deze is opgesteld als een eenvoudige formaliteit, kan de overdracht van risico’s al veel eerder plaatsvinden dan de overhandiging van de sleutels. Dit is een punt dat de meeste kopers te laat ontdekken, op het moment van een schadegeval.
De ondertekening van de authentieke akte en de overhandiging van de sleutels zijn twee juridische stappen, ook al vallen ze in de praktijk bijna altijd samen.
Concreet verloop van de ondertekening bij de notaris
Op de dag van de ondertekening leest de notaris de volledige authentieke verkoopakte voor. Dit duurt afhankelijk van de complexiteit van het dossier, maar je moet minimaal een uur rekenen. Elke partij (verkoper, koper, en soms hun respectieve notarissen) luistert, stelt vragen en zet vervolgens zijn handtekening.
Controle door de notaris vóór de ondertekening
De notaris beperkt zich niet tot het lezen van een document. Hij controleert een aantal elementen voordat hij de akte valideert:
- De hypotheekstatus van het goed, om te zorgen dat er geen last-minute inschrijving is die de eigendom belast
- De effectieve ontvangst van de fondsen op zijn depotrekening (verkoopprijs, notariskosten, eventuele aanpassingen van lasten)
- De conformiteit van de verplichte technische diagnoses en hun geldigheid op de datum van ondertekening
- De afwezigheid van uitoefening van het recht van voorkoop door de gemeente, indien van toepassing
Zolang de fondsen niet zijn ontvangen, ondertekent de notaris niet. Dit is de meest voorkomende reden voor uitstel van afspraken. Bankoverschrijvingen, met name van kredietinstellingen, komen soms met een of twee dagen vertraging aan.
Elektronische authentieke akte en afstandsverschijning
De generalisatie van de authentieke akte op elektronische drager (AAE) heeft de klassieke afspraak veranderd. De notaris ondertekent op een tablet met een gekwalificeerd certificaat, en de afstandsverschijning is nu mogelijk voor een van de partijen. Concreet kan een expat-koper via een beveiligde videoconferentie ondertekenen via het systeem dat is opgezet door de Hoge Raad van het Notariaat, zonder zich naar de notarispraktijk te verplaatsen.
Dit formaat verandert de logistiek van de overhandiging van de sleutels: als de koper niet fysiek aanwezig is, worden de sleutels vaak toevertrouwd aan een gevolmachtigde of per beveiligde post verzonden na de ondertekening.
Uitgestelde of vervroegde overhandiging van de sleutels: overeenkomst van tijdelijke bewoning
In de meeste transacties worden de sleutels op dezelfde dag van de ondertekening overhandigd. De verkoper overhandigt alle sets sleutels (voordeur, brievenbus, garage, kelder) aan de notaris, die deze aan de koper overhandigt zodra de akte is ondertekend en de fondsen zijn afgeschreven.
Twee situaties wijken af van dit principe en verdienen aandacht.
Vervroegde overhandiging: de koper betreedt voor de ondertekening
De koper wil soms het goed betreden vóór de ondertekening om met werkzaamheden te beginnen. Deze situatie stelt de verkoper bloot aan een reëel risico: als de verkoop niet doorgaat (weigerende lening, herroeping), krijgt hij een goed terug dat mogelijk is gewijzigd, met een bewoner die hij moet laten vertrekken.
Een overeenkomst van tijdelijke bewoning is dan noodzakelijk. Dit document, dat apart van het compromis is opgesteld, legt de voorwaarden voor toegang tot de plaats vast: duur, vergoeding voor bewoning, tegenstrijdige staat van het goed, herstelclausule. Zonder deze overeenkomst staat de verkoper zonder juridische basis om te handelen in geval van problemen.
Uitgestelde overhandiging: de verkoper blijft na de verkoop
Omgekeerde situatie: de verkoper heeft enkele dagen of weken na de ondertekening nodig om de woning te verlaten. In dit geval kan de notaris een deel van de verkoopprijs op zijn depotrekening blokkeren, als financiële garantie tot de effectieve vrijgave van de plaats.
De reacties variëren hierover afhankelijk van de notariskantoren, maar de gebruikelijke praktijk is om een bedrag in verhouding tot de prijs vast te houden, dat wordt vrijgegeven zodra het vertrek is vastgesteld. De koper is al eigenaar en draagt de belastingen en lasten vanaf de ondertekening, zelfs zonder gebruik van het goed.
Documenten en sleutels te eisen op de dag van de ondertekening bij de notaris
We denken aan de sleutels, maar vergeten vaak de rest. Op de dag van de ondertekening moet de koper met verschillende concrete elementen vertrekken:
- Alle sets sleutels van de woning, inclusief toegangspassen, afstandsbedieningen voor de poort of garage, en sleutels van de brievenbus
- De toegangscodes (digicode, intercom, alarm) die de verkoper schriftelijk moet communiceren
- De eigendomscertificaat afgegeven door de notaris, die het mogelijk maakt om onmiddellijk de stappen te ondernemen bij de energieleveranciers en de vereniging van eigenaren
- De laatste notulen van de algemene vergadering van de vereniging van eigenaren, als de verkoper deze nog niet heeft doorgegeven
De definitieve eigendomstitel komt enkele maanden na de ondertekening, zodra de publicatie bij de dienst voor onroerend goed is uitgevoerd door de notaris. Het certificaat is in de tussentijd voldoende voor alle administratieve procedures.
Een laatste vaak verwaarloosd punt: de meterstanden (water, elektriciteit, gas) moeten idealiter op de dag van de overhandiging van de sleutels worden opgenomen, in aanwezigheid van beide partijen. Het schriftelijk vastleggen van deze opname voorkomt geschillen over de resterende verbruiken van de verkoper.